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如何提高表达能力和沟通能力

来源:灼见 2018-05-18 14:46:12

说两句

  我的话很少,每次说话都会有多短就多短,比较直接,不喜欢拐弯抹角,无形中伤害了别人。有时跟客户或经理说话时,感觉他们不是很明白我在说什么。我已经尽量说得详细,但总是觉得他们会误解我的意思。应该是我不善表达吧?!有时候别人和我说话,我又不懂接话,结果冷场。该怎样提高表达能力和沟通能力呢?请教教我吧。

  看到他的提问,我不由得想起很多人存在这种观念:话多的人就是表达能力强的人,这种人在社会竞争中有优势。于是乎,话少的人便自惭形秽,觉得自己先天不足竞争乏力。事实真是如此吗?

  说话多少不会影响事业发展

  我找个对口头表达能力要求比较高的职业——销售,给大家分析下说话对事业发展的影响力。

  我在过去十多年里认识不少大型跨国企业的销售人员,从基层的销售代表到掌管着数亿年营业额的BU销售总监。假如,以说话多少来对这些人进行分类的话,你觉得是职位高的人说话多,还是职位低的多?

  答案是,职位越低话越多。基层销售代表经常滔滔不绝,而销售总监说话简短利落。在10个同等级别的全国销售总监中,只有2-3个人话比较多。这已经把工作场合和娱乐场合统计在内。那两三个话多的显然是性格使然,并不是出于工作需要。而那些话少的总监即便在私的场合,言语还是很节省。这种现象说明什么问题?一个人的职业性越强,越谨言慎行。久而久之,他们披上了一件貌似老谋深算、深不可测的外衣。那么,他们真的是高深莫测的人吗?呵呵,it depends...

  上面是以一个同事的角度对销售人员进行观察。让我换另一个角度来看看,能言善道是否销售人员的一把利器。

  我当了18年甲方,期间与各式各样的乙方销售员打交道,卖产品的、卖服务的、卖项目的,从世界500强到民营小企都接触过。能说会道、巧舌如簧的销售员自然见过不少,但还没遇到过一位因为话说得多而拿到单子的人。站在客户的角度看,话多的销售其实挺烦人的。他们的滔滔不绝只会浪费客户的时间,分散客户的注意力,甚至引起客户的反感。而那些说话简明扼要的销售员更容易受到客户的欢迎乃至信任。客户觉得和他们沟通起来比较省心,不需要绕来绕去,可以把注意力放在关键业务上,把条件谈妥把合同签好,这样才可以尽快交差。

  因此,我们没必要以话多话少来衡量自己的表达能力,更不应该以此判断自己的职业发展潜力。言辞的质量远比数量重要,话贵精不贵多。如果你天生不爱说话,那就把精力放在提高语言质量和说话效率上去吧。把自己训练成一个能够用精准简洁的语言表达自己见解的人,这可是一般人难以达到的境界啊。

  怎样在职场中做到这一点?我会在下文中提出建议。

  不是所有行业都需要高超的口头表达力

  尽管很多工作需要与人打交道,但不是所有岗位都需要口头表达能力强的人。在一个大型企业里,你会发现财务和IT部门的员工的口头表达能力明显比其他部门的人弱一点儿。如果这些部门中冒出一个能言善辩的人,那将被视为珍品。原因何在?因为财务和IT部门的人员把主要精力放在钻研流程或技术上,语言表达不是他们的主要工作内容。

  这位提问的网友是做审计的。本人对审计这个行业虽认识不深,但时有接触。咱公司的外审团队由四大轮番挂帅,公司内部也有自己的内审部门。下面说说外审吧。

  每年我都需要与外审接触,按照他们的需求提供资料文件。很多时候,与他们的接触让我一头雾水。因为,他们没向我表明身份就问我要这要那。唉,这些资料能乱给吗?于是,我必须多费周章弄清他们的来头,再与之配合。这样的经历一多,我就习惯了,觉得外审的人就这样。

  不久前,我得知一家审计师事务所在给某BU的销售人员做审计时所表现出来的令人发指的说话方式。那个说话特别没分寸的外审是个中年妇女。具体的情况我不揭露了,但要说的是,当我听到这件事情时,当下就想:那位女士真幸运呀,她的谈话对象是一个基层销售员。要是换了我,呵呵,直接让她吃不了兜着走。

  上述情况说明什么问题?在某些行业或岗位里,口头表达能力不佳没关系,照样有发展空间。

  卸下包袱,才能轻装前进

  我写前面两点的主要目的,是为了让这位网友不要对自己不善言辞的天性存有顾虑,同时也提醒那些有同样苦恼的读者放下思想包袱。

  最近看到一篇文章叫Career Growth for the Introvert,译作《内向者的职业成长指南》。文章作者Amanda Poray是一个从小型设计公司跳槽到Linkedin后对新环境无所适从的内向者。他介绍了8个帮助内向者职场逆袭的方法。有兴趣的人可以上网搜搜这篇文章。

  职场中,怎样提高表达能力?

  所谓『表达能力』,是一个宽泛的概念。你需要提高哪方面的表达能力?如果你不能准确地回答这个问题,就会老鼠拉龟无从下手。因此,缩小范围,找准方向,把精力和资源集中在最值得或者最急需投入的地方才是明智之举。你可以通过回答下面两个问题来找到自己的结症所在:

  你在工作中最需要表达的是什么内容,是数据、现象、流程、制度还是观点?

  你了解这些内容的产生过程、运作机制和适用范围吗?

  举个例子说,在职能部门中经常可以看到这样一幕。一名员工因对某项制度不理解前来咨询,职能部门中的普通职员生搬硬套地向他解释。员工越听越糊涂,于是主动提出见经理。经理一出现三言两语就把制度说清楚了,员工释然并满意地离开。没过多久,午休时间到了。这位普通职员来到Pantry,一遍吃饭一遍和同事聊娱乐圈的八卦新闻。她说得声情并茂,好像那些明星就住她家隔壁似的。这时的她与先前判若两人。

  对于这个把部门制度讲得不清不楚,却把明星绯闻说得头头是道的职员,我们不能武断地说她表达能力不行。那她的问题出在哪里呢?显然,她没有想过前面的两个问题。对部门制度吃不透,只能照本宣科地向员工解释,这种粗浅的表达方式根本不能解决问题。

  我们再来看看提问的网友是怎么说的。他说:

  我有时跟客户或经理说话时,感觉他们不是很明白我在说什么。我已经尽量说得详细,但总是觉得他们会误解我的意思。

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